<

Efficiënt vergaderen op het vliegveld?

Share

Er zijn perioden dat ik meer dan twee vluchten per week maak tussen de verschillende golfstaten. Het in- en uitchecken, de douanecontroles, het wachten in de business lounge voorafgaand aan de vlucht, het is inmiddels allemaal routine geworden. Ik word vriendelijk goedendag gezegd door het grondpersoneel achter de balie en de man bij de bagage-scanners geeft me altijd een warme handdruk.

Vergaderen op het vliegveld

efficient vergaderenAls je zoveel reist als ik, ontmoet je zakenpartners op vliegvelden om overleg mee te voeren. Meestal zijn die bijeenkomsten vluchtig van aard. We zoeken dan een rustig hoekje op in de business lounge, waar de hapjes en drankjes voor het grijpen staan. Maar soms vliegen we ook bewust op een bepaalde bestemming om elkaar te ontmoeten in een daarvoor bestemde vergaderruimte.

Efficiënt vergaderen

Het is een boel werk voor de secretaresses om de vluchten van hun bazen zodanig op elkaar af te stemmen dat iedereen rond hetzelfde moment een tussenstop heeft op de aangewezen locatie. Maar als dat eenmaal gelukt is, is het een efficiënte manier om met elkaar te vergaderen. Het is een kwestie van invliegen, vergaderen, en uitvliegen. Of ligt het toch een beetje anders?

Vergaderruimte

We hadden een ontmoeting met verschillende Aziatische en Westerse partners in een chique vergaderruimte bij de vlieghaven van Doha. In het midden van de zaal stond een grote vierkante tafel waarop versierde Arabische koffiekannen, flesjes water en bordjes met dadels waren uitgestald. De luxe zwarte stoelen eromheen hadden hoge comfortabele rugleuningen, waarin je heerlijk achterover kon leunen.

Vlieguren en tijdzones

Alle partijen waren diezelfde ochtend vanuit verschillende delen van de wereld ingevlogen. Sommigen hadden een reis van 16 uur achter de rug. De een was met de tijd meegevlogen, de ander precies de andere kant op. Voor mij was het min of meer een thuiswedstrijd. Ik zat in dezelfde tijdzone, en had slechts 1,5 uur hoeven vliegen om de bestemming te bereiken.

Actief vergaderen

De Aziaten, over het algemeen erg bescheiden en teruggetrokken van aard, zaten rechtop in hun stoel, klaar om te beginnen. Ze hadden duidelijk zin in de vergadering over de productieplanning, die hen mogelijk veel werk zou opleveren. Het viel me op dat ze er allemaal even fris en alert uitzagen.

Heel anders dan de directeur van een Duits-Amerikaans bedrijf, die de vergadering had belegd. De anders zo spraakzame man zat een beetje stilletjes voor zich uit te staren. Ondertussen rommelde hij wat in zijn papieren op zoek naar documenten van de bespreking. Hij leek dit keer totaal ongeorganiseerd, terwijl hij over het algemeen altijd goed voorbereid ter tafel kwam. Van zijn medewerker naast hem kon hij weinig hulp verwachten. Die zat er net zo gelaten bij.

Presentatie

efficient vergaderenOmdat de directeur zelf ook wel besefte dat hij niet helemaal wakker was verontschuldigde hij zich en vroeg de Aziaten direct met de presentatie te beginnen. Hierop schoot een kleine man met duidelijk oosterse trekken direct op uit zijn stoel. In een soort drafje met een huppeltje zoals alleen Chinezen dat kunnen, haastte hij zich naar het presentatiescherm.

De presentatie duurde en duurde. Dia’s met cijfers, een foto van de fabriek, een groepje medewerkers in oranje overalls, en nog meer dia’s met cijfers en getallen. Het was dodelijk saai. Als je al geen jetlag had, dan kreeg je er wel een. Maar het pingpong Engels van de presentator klonk zo grappig dat ik de moed er wel in kon houden. De directeur en zijn medewerker hadden er duidelijk meer moeite mee. Ze zaten knikkebollend naar het scherm te staren, hun ogen bijna gesloten. Als je niet beter wist, zou je denken dat ze niet geïnteresseerd waren.

Zucht van verlichting

efficient vergaderenToen de slide met financiële overzichten eindelijk in beeld kwam, klonk een zucht van verlichting door de zaal. Hier hadden we naar uitgekeken, omdat het de doorslag zou moeten geven voor eventuele samenwerking. Alle leden van de vergadering schoven hun stoel een beetje beter aan, leunden naar voren om de details goed te kunnen lezen en begonnen vragen te stellen.

Alle leden, behalve één. De meest belangrijke partner, de directeur van het Duits-Amerikaanse bedrijf, had zich achterover laten glijden in zijn comfortabele stoel. Hij was inmiddels gegrepen door een enorme jetlag en lag met open mond te slapen. Een enorm snurkend geluid galmde door de zaal.

Geef een reactie